【組織が変わる、会議をしよう④】会議は「組織を映す鏡」〜トヨタの効率、Amazonの思考の質～
こんな人におすすめ
- 大量のスライド資料作りが負担になっている
- 報告や説明だけで会議時間が終わってしまう
- 圧倒的に生産性が高い他社の会議ルールを知りたい
会議には文化が表れる｜トヨタ・Amazonの事例
会議にはその会社の文化が色濃く表れます。トヨタとAmazonの事例を見ていきましょう。
トヨタ自動車は、一般的には会議が多い会社というイメージがあるようですが、実はそうではありません。むしろ“会議を減らす仕組み”を徹底している会社です。
東洋経済オンラインの記事では、トヨタ出身の山本大平氏が、一般的な管理職の会議量を次のように説明しています。
- 管理職は 1日2〜3回の会議が普通で、年間約600回の会議
- 会議は原則30分。よって年間の会議時間は、約300時間
1回あたりの会議時間は短いものの、年間の開催回数が多いため、「会議が多い会社」というイメージにつながっているのでしょう。
参考：東洋経済オンライン
トヨタ｜効率よく会議を実施する
では、トヨタの会議には、どのような特徴があるのでしょうか。
以下、公開情報からいくつか取り上げてみましょう。
- 会議は原則30分
トヨタでは「会議は30分」が徹底されている（ルールではないが文化として定着） - 会議は“決める場”であり、説明の場ではない
資料は「A4一枚」が基本（いわゆる“一枚資料文化”） - 「報・連」はチャットで済ませ、「相」だけ会議にする
共有や報告のための会議は極力排除。会議は「相談・意思決定」に限定 - 現地現物（げんちげんぶつ）で会議を減らす
問題が起きたら会議室ではなく現場へ行く
トヨタが、いかに効率よく会議を実施することに焦点を置いているかがわかります。
Amazon｜深い思考に基づく意思決定を行う
もう一つ、Amazonの「6ページメモ」という会議資料があります。
これは、曖昧さを排除し“深い思考に基づく意思決定”を行うための、物語形式（ナラティブ）の資料であり、会議の冒頭で全員が黙読し、その内容を基に議論するためのものです。
「6ページメモ」はいったい何のために作成されるのでしょうか。
- 思考の曖昧さを排除し、論理の飛躍を許さないため
箇条書きは曖昧さを隠せるが、文章は思考の粗が浮き彫りになる。 - スライド文化の弊害を排除するため
ベゾスは、物語形式のメモの方が優れた議論を生むと明言している。 - 書き手自身の思考を鍛えるため
6ページの文章を書くプロセス自体が、思考トレーニングになる。
Amazonの6ページメモは「1週間以上かかる」とベゾスが述べるほど、徹底したプロセスです。
Amazonの場合は、思考の質を高めることに重きを置いた会議を実施していると言えます。
会議は組織を映し出す鏡
トヨタとAmazonでの違いはあるにせよ、このように見ていくと、会議は単なる業務の特定領域ではないことがわかります。
会議は、「組織がどのように考え、何を学習し、意思決定しているかを映し出す鏡」と言ってもよいのです。
会議を変えることは、組織の動きを変えること
みなさんの会社では、会議にどのような意味を持たせているでしょうか。
会議をより生産的に、より効率的にしていきたいと考えるならば、「わが社はどのような会社なのか」「どのような思考や行動習慣を築いていくことが、会社の競争優位にとって大事なのか」ということについて、改めて問い直していくことが求められます。
会議を設計するとは、参加者に何を学んでもらいたいのかを明確にすることでもあります。
したがって、「会議を変える」とは、実は「組織の動きを変える」ことにつながるのです。
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